1. 从实际出货版本开始核对
以上一张采购订单、成品编号和批次信息为起点。早期展厅样品或旧报价中的版本，可能并不是最终交到客户手中的版本。请附上实际出货所使用的配方编号、灌装量、包材清单及印刷文件版本。
请供应商书面确认对应规格。如果双方保存的记录不一致，应先解决差异，再安排重复生产。首次产品审批记录可以作为历史参考；本次补货需求应明确获批的商业化版本，以及该批产品放行前发生过的调整。
2. 把首批反馈整理成明确决定
将反馈分为产品使用感受、包装表现和销售渠道要求。客户希望质地更轻薄、泵头在运输中漏液、零售商要求更换外盒标签，是三类不同的问题。记录涉及的批次、问题、出现频率，以及现有照片或样品。
判断哪些问题需要调查，哪些值得在本次调整，哪些只是留待后续新品考虑的偏好。指定一人统一整理需求。若同时要求更换香型、调整黏度或更换盖子，就不应把整张订单描述为“与上次完全一致”。
3. 用一张表完成补货确认
为每个项目标明状态：保持不变、申请变更或待确认。为待处理事项指定负责人，并记录依据文件的版本。这张表用于协助采购沟通；供应商仍需评估可行性并确认生产规格。
| 项目 | 上次批准的参考资料 | 本次补货需确认 |
|---|---|---|
| 产品与配方 | 产品编号、配方编号、已出货批次 | 沿用原版本，或提供书面变更要求 |
| 灌装量与包材 | 灌装量、瓶或罐、盖或泵头、包材编号 | 供应情况、替代方案及装饰工艺 |
| 印刷文件 | 标签和外盒文件名及版本 | 当前批准文件及目的市场 |
| 质量评估 | 已约定规格和此前出现的问题 | 检查项目、验收标准及所需记录 |
| 订单计划 | 上次数量与产品组合 | 每个 SKU 的数量及是否分批交付 |
| 发运 | 装箱配置及上次交付条款 | 目的地、包装方式及当前发运要求 |
4. 核对包材后，再确认包装不变
外形相同的瓶子，仍可能搭配不同的泵头、垫片、材质或装饰工艺。请确认原包材编号是否仍可供应，供应商或规格是否发生变化。不要仅凭产品照片批准替代包材。
出现替代方案时，应询问哪些项目需要重新评估，例如装配、出料、漏液、贴标、配方相容性或运输保护。具体检查由项目团队确定。配方没有变化，并不意味着包装变更无需审核。包材替代审批应与增加订货数量的商业决定分别记录。
5. 每个市场只使用一套获批印刷文件
确认本次补货使用的具体标签、外盒和唛头文件。核对产品名称或类别、净含量标示、与所选配方对应的成分文字、联系信息、条码，以及生产批次喷码所需空间。更新标志时，不应意外恢复旧版成分表。
目的市场、产品宣称或责任企业信息变化时，应在印刷前安排相应的标签审核。不要把上一版印刷文件视为适用于所有市场的批准文件。清晰归档已停用版本，向项目团队发出唯一一套获批文件，并标注版本号和批准日期。
6. 按当前条件重新确认报价和排期
重复下单不代表可以自动沿用之前的价格或交期。请供应商根据配方要求、包材供应、装饰工艺、数量及变更内容，重新确认商业条款。适用时，应将产品费用与新增打样、测试、包装及运输费用分别列明。
同时提供希望发货的时间窗口和要求到货的日期。说明能否接受分批发货，以及仍有哪些决定尚未完成。用已批准的需求范围核对新报价，避免低价包材替代或装箱方式改变被忽略。
7. 提前约定放行资料与到货检查
明确本次验收需要哪些记录、样品对比和检验结果。FDA 的化妆品检查清单涉及批次记录、成品控制和留样；ISO 22716 介绍了覆盖化妆品生产、控制、储存及发运的良好生产规范指南。这些资料可帮助买方提出具体质量问题，并不证明某家供应商已获得认证或批准。
到货后，将产品编号、数量、包装及批次标识与订单资料逐项核对。发现差异应及时记录，并保留相关纸箱、照片和样品，再把处理结果纳入下一次补货需求。